📘 Manual de Usuario
Plataforma de Gestión de Incapacidades
Versión 2.0 · 202627 páginas · Guía completa con capturas de pantalla de cada módulo
¿Qué es Incapacidades.ai?
Plataforma tecnológica colombiana especializada en la gestión integral y recuperación de dinero proveniente de incapacidades laborales. Mediante automatización e inteligencia artificial, permite rastrear, radicar y cobrar incapacidades médicas ante EPS y ARL.
¿A quién va dirigido?
Módulos incluidos en el manual
🔐 Acceso a la Plataforma
Inicio de sesión, verificación 2FA y recuperación de contraseña.
🧭 Interfaz y Navegación
Barra superior, menú lateral y modo operador.
🏢 Mi Empresa
Datos generales, usuarios vinculados y suscripción.
📊 Dashboard Empresa
KPIs, tendencias de incapacidades y filtros temporales.
📋 Incapacidades
Listado operativo, estados, alertas, registro e importación masiva.
👥 Colaboradores
Directorio de personal, filtros, registro e importación.
🔑 Credenciales EPS/ARL
Gestión de accesos a portales externos y estados de validación.
🏥 Entidades
Catálogos de EPS, IPS, ARL, AFP y CCF.
👨⚕️ Catálogo de Médicos
Registro de profesionales y verificación RETHUS.
🩺 Diagnósticos CIE-10
Codificación oficial para radicación de incapacidades.
📈 Centro de Reportes
8 categorías: Nómina, Gerencia, Financieros, SST y más.
❓ Preguntas Frecuentes
Soluciones a dudas comunes y canales de soporte.
📊 Reporte de Pagos
Manual de Usuario | Incapacidades.ai
Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Reporte de Pagos?
Herramienta que permite visualizar y analizar todos los pagos realizados por entidades (EPS, ARL, pensiones) asociados a incapacidades. Proporciona una vista operacional y financiera de los movimientos de dinero recibidos.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Financieros → Reporte de Pagos
Filtros disponibles
| Filtro | Tipo |
|---|---|
| Rango de fechas | Obligatorio |
| Entidad pagadora | Opcional |
| Origen incapacidad | Opcional |
| Estado conciliación | Opcional |
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Total Pagado | Suma recibida en el período |
| Pagos de Incapacidades | Cantidad de incapacidades pagadas |
| Pagos Conciliados | Pagos validados y conciliados |
| Valor Conciliado | Monto de pagos conciliados |
Exportación
Exporta en Excel, PDF Ejecutivo o Prefactura desde el botón Exportar (arriba a la derecha del reporte).
📋 Consolidado de Incapacidades
Manual de Usuario | Incapacidades.ai
Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Consolidado de Incapacidades?
Vista operativa que consolida todas las incapacidades registradas en la empresa por colaborador, trámite, periodo, entidades y valores reportados. Pertenece a la categoría Nómina dentro del Centro de Reportes.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Nómina → Consolidado de Incapacidades
Filtros disponibles
| Filtro | Tipo |
|---|---|
| Rango de fechas | Opcional |
| Búsqueda (ID, colaborador, radicado) | Opcional |
| Estado del trámite | Opcional |
| Subestado | Opcional |
| Tipo de incapacidad | Opcional |
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Incapacidades | Casos en el período filtrado |
| % Prórrogas | Casos clasificados como prórroga |
Exportación
Exporta en Excel (.xlsx) desde el botón "Exportar Excel" (arriba a la derecha del reporte).
💰 Reporte de Recobros
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Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Reporte de Recobros?
Visualiza las incapacidades pagadas por la empresa que están pendientes de recobro ante entidades (EPS, ARL, fondos de pensiones). Pertenece a la categoría Financieros dentro del Centro de Reportes.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Financieros → Recobros
Filtros disponibles
| Filtro | Tipo |
|---|---|
| Rango de fechas | Opcional |
| Entidad pagadora | Opcional |
| Origen incapacidad | Opcional |
| Estado trámite | Opcional |
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Total por Recobrar | Consolidado de recobros del período |
| Incapacidades por Recobrar | Indicador operacional consolidado |
| Entidad con Mayor Recobro | Entidad con mayor valor pendiente |
| Mes con Mayor Recobro | Mes con mayor acumulado |
| Promedio Mensual | Promedio de recobro por mes |
Exportación
Exporta en Excel o PDF Ejecutivo desde el botón "Exportar" (arriba a la derecha del reporte).
🏥 Casos Especiales (SG-SST)
Manual de Usuario | Incapacidades.ai
Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Reporte de Casos Especiales?
Seguimiento detallado de colaboradores marcados como caso especial en la plataforma, con días acumulados de incapacidad que superan umbrales críticos. Pertenece a la categoría SG-SST.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → SG-SST → Casos Especiales
Vistas disponibles
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| Colaboradores | Lista detallada con estado del caso, días acumulados, incapacidades y concepto de rehabilitación |
| Estadísticas | KPIs, distribución por rango de días, estado del trámite y evolución anual |
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Casos con 180+ días | Colaboradores que superan el umbral crítico (alerta roja) |
| Casos cercanos al siguiente umbral | A 15 días o menos del próximo rango |
| Colaboradores con caso especial | Total de colaboradores marcados |
| Promedio días acumulados | Media de días entre todos los casos |
Umbrales de seguimiento
| Umbral | Acción recomendada |
|---|---|
| 90 días | Inicio de seguimiento preventivo |
| 120 días | Solicitar concepto de rehabilitación |
| 150 días | Evaluación de prórroga |
| 180 días | Posible calificación PCL por AFP |
| 540 días | Máximo de prórroga según normativa |
Exportación
Exporta en Excel (.xlsx) y PDF Ejecutivo desde el botón "Exportar". También puede notificar por correo a los destinatarios con el botón "Notificar".
📈 Resumen Financiero
Manual de Usuario | Incapacidades.ai
Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Resumen Financiero?
Consolida los datos de recuperación económica por incapacidades: recaudo por fecha de pago nómina, valor pagado y recuperado por entidades, y cartera histórica. Pertenece a la categoría Financieros.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Financieros → Resumen Financiero
Vistas disponibles
| Vista | Contenido |
|---|---|
| Resumen Ejecutivo | KPIs financieros y operativos + tablas de distribución |
| Saldo Cartera Histórica | Saldo pendiente total + distribución por entidad |
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Valor por Recobro | Basado en incapacidades con nómina pagada |
| Valor Recuperado | Basado en incapacidades pagadas |
| Índice de Recuperación | % recuperado vs valor por recobro |
| Saldo Pendiente Total | Acumulado histórico pendiente |
Exportación
Exporta en Excel o PDF desde el botón "Exportar" (arriba a la derecha).
📎 Soportes Pendientes
Manual de Usuario | Incapacidades.ai
Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Reporte de Soportes Pendientes?
Consulta las incapacidades con soportes pendientes o incompletos, identificando el motivo para facilitar su gestión y radicación. Pertenece a la categoría Nómina.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Nómina → Soportes Pendientes
Filtros disponibles
| Filtro | Tipo |
|---|---|
| Rango de fechas | Opcional |
| Búsqueda (ID, colaborador) | Opcional |
| Subestado | Opcional |
| Clasificación (Inicial/Prórroga) | Opcional (Avanzados) |
| EPS | Opcional (Avanzados) |
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Soportes Pendientes | Total incapacidades con documentación faltante |
| Valor Pendiente | Valor acumulado por recobro |
| % Con Soporte Pendiente | Proporción sobre el total del período |
| Por Radicar / Incompletas | Casos sin radicar o con docs incompletos |
Exportación
Exporta en Excel (.xlsx) desde el botón "Exportar Excel" (arriba a la derecha).
❌ Incapacidades Negadas
Manual de Usuario | Incapacidades.ai
Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Reporte de Incapacidades Negadas?
Análisis de incapacidades en estado NEGADA por subestado de negación, entidad, origen y valor. Pertenece a la categoría Nómina.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Nómina → Incapacidades Negadas
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Incapacidades Negadas | Casos negados en el período |
| Valor Negado | Suma del valor por recobro negado |
| Días Negados | Total de días de incapacidad negados |
| Valor Promedio | Valor promedio por incapacidad negada |
Distribuciones
Por subestado de negación, entidad pagadora, origen/tipo de incapacidad y diagnóstico CIE-10.
Exportación
Exporta en Excel y PDF desde los botones arriba a la derecha.
📬 Reporte de PQRS
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Documento completo con guía paso a paso, screenshots e instrucciones detalladas
¿Qué es el Reporte de PQRS?
Consulta las PQRS radicadas asociadas a incapacidades, con seguimiento por entidad, estado de respuesta, fechas y tiempos de gestión. Pertenece a la categoría Nómina.
Acceso rápido
Ruta: Dashboard Empresa → Reportes → Nómina → PQRS
Indicadores principales
| Indicador | Significado |
|---|---|
| PQRS Radicadas | Total en el período |
| PQRS Pendientes | Sin respuesta |
| % Respuestas | Respondidas vs total |
| Tiempo Promedio Respuesta | Días entre radicación y respuesta |
| Antigüedad Promedio Pendientes | Días desde radicación |
Exportación
Exporta en Excel (.xlsx) desde el botón "Exportar Excel" (arriba a la derecha).
